Règlement de la Foire Exposition de la Saint Jean
Clauses particulières au règlement général des Foires et Salons de France
ORGANISATION
Article 1 – Lieu, dates & horaires
La Foire exposition de Nemours Saint pierre se tiendra sur le quai Victor Hugo et l’avenue Gambetta, à Nemours du 21 au 24 juin 2019 inclus, vendredi, samedi et dimanche de 10 h à 20 h (sauf pour les exposants section alimentation). Le lundi de 10 h à 16 h. L’entrée du public sera gratuite.
Article 2 - Admission
Les dossiers de demande d’admission seront à adresser à:
FOIRE EXPOSITION DE LA SAINT JEAN
Boite Postale 30060
77793 NEMOURS Cedex,
où elles devront parvenir avant le 1er avril. Elles seront acceptées dans la limite des places disponibles. Le Comité prononcera ou refusera l’admission sans appel et sans recours possible. Elles ne seront prises en compte que si elles sont accompagnées d’un chèque correspondant à 30 % de la facture. Ce chèque sera libellé à l’ordre du Comité d’Expansion Économique. Le paiement complet de la facture devra être effectué impérativement avant le 1° juin. L’exposant qui n’aurait pas acquitté la totalité de sa facture la vieille de l’ouverture de la foire ne sera pas autorisé à exposer. Les peintres, dessinateurs, photographes, etc. qui voudront opérer dans l’enceinte de la foire, pour leur propre compte ou celui d’un exposant, devront obtenir au préalable l’autorisation écrite du comité d’organisation.
Article 3 - Attribution des emplacements
Les emplacements seront attribués durant le mois de juin par la commission de placement. La priorité de choix sera donnée aux anciens exposants de la Foire exposition dont le dossier d’admission sera parvenu complet et dans les temps impartis soit au plus tard le 1er avril.
Pour les nouveaux exposants, les emplacements seront attribués selon l’ordre d’arrivée des dossiers. Il sera tenu compte de l’environnement concurrentiel et de l’intérêt général de la manifestation.
La facture confirmera l’admission et l’attribution d'un emplacement. Le fait de n’avoir pas obtenu l’emplacement ou la superficie sollicitée, ne constitue ni un motif de réclamation, ni de retrait. En aucun cas une diminution de prix ne pourra intervenir.
Article 4 - Groupement d’exposants
Chaque membre est admis individuellement par le paiement d’un droit d’inscription. Plusieurs exposants ressortissants d’une profession analogue ou complémentaire pourront être autorisés à partager un même stand à condition que chacun d’entre eux occupe au moins 9 m². Chacun d’eux effectuera une demande d’admission et versera les frais de participation correspondants.
Article 5 - Mise à disposition
Les stands seront mis à disposition le mercredi, veille de l’ouverture de la foire à partir de 8H30
Dès leur arrivée et avant leur installation, les exposants ou leurs représentants doivent obligatoirement se présenter au secrétariat de la foire pour remplir les formalités d’accueil et s’enquérir de la situation de leur emplacement définitif.
En aucun cas, il ne doit être procédé au déballage ou à l’installation du stand sans avoir pris au préalable, l‘accord du secrétariat et retiré sa carte d’exposant.
Article 6 - Aménagement des stands
Les exposants prennent les emplacements et les stands dans l’état où ils se trouvent et sont tenus de les restituer dans le même état.
Les exposants sont responsables des dégradations ou transformations de toute nature causées par leur fait. Ils s’engagent à remettre à leurs frais, les lieux dans leur état initial ou à défaut à rembourser à réception de la facture les dépenses engagées en leur lieu et place.
Tout collage de papier, affiches, peinture à l’huile ou à l’eau, est interdit ainsi que les punaises, vis, agrafes, pointes sur le stand. Il est cependant autorisé de fixer sur l’armature des tentes des fils de nylon ou autre afin d’y suspendre des affiches ou objets divers légers.
Toute dégradation ou disparition de matériels constatées, sera facturée aux exposants.
La Foire se réserve le droit de faire démonter toute installation portant nuisance aux voisins, à l’aspect général de la manifestation, ou aux visiteurs, qui ne seraient pas conforme. Chaque exposant devra veiller à ce que son stand ne nuise pas au stand voisin. Des dérogations peuvent être accordées pour la réalisation d’aménagement particulier.
Tout envoi de marchandises devra obligatoirement être réceptionné par l’exposant.
Article 7 - Occupation des stands
Le Comité de la Foire pourra disposer et sans aucun préavis, de tout stand ou emplacement non occupé la veille de l’ouverture de la foire à 16 h. Ils pourront être utilisés selon les besoins du Comité, sans que l’exposant puisse réclamer quelque dommage que ce soit ou le remboursement versé par lui, même à titre d’acompte.
Les stands et emplacements doivent être prêts la veille de l’ouverture.
L’enlèvement de tout emballage caisses, etc…non évacués, sera effectué aux risques et périls de l’exposant.
Il est interdit aux exposants de clore partiellement ou totalement leur espace de vente par des barrières ou des rideaux destinés à retenir la clientèle.
La cession ou sous location sous une forme quelconque, même gratuite, de tout ou partie de l’emplacement est formellement interdite.
Article 7 Bis - Respect des horaires d'ouverture
Les exposants sont tenus d’occuper leur stand et d'être présents ou représentés par une personne compétente pendant les heures d’ouverture de la Foire.
Pour information, les horaires d'ouverture de la Foire Exposition sont les suivants : vendredi, samedi, dimanche de 10 heures à 20 heures sauf pour les exposants section alimentation lundi de 10 heures à 16 heures.
Article 8 - Démontage
Les stands ne pourront être démontés et déménagés qu’à partir du lundi soir 16h.
Les emplacements devront être libérés le mardi 27 juin midi au plus tard. Passé ce délai le Comité pourra enlever l’ensemble du stand aux frais, risques et périls de l’exposant.
Article 9 - Eau
L’installation de l’eau est obligatoire pour des raisons d’hygiène, pour tous les exposants de la section Alimentation (dégustation de produits liquides ou solides).
Une arrivée d’eau peut être installée près du stand par le comité à la condition que la demande en soit faite au moment de l’inscription de l’exposant. Le branchement sur cette arrivée reste à la charge de ce dernier et un forfait de consommation lui sera facturé.
Article 10 - Électricité
Chaque stand est alimenté en électricité (220 volts – 1kwh). Les exposants désirant un branchement d’une puissance plus élevée devront en faire la demande lors de leur inscription. Les frais occasionnés par un branchement supplémentaire ou spécial et le surcoût de consommation sont facturés à votre nom et payables directement au fournisseur d’électricité.
Article 11 - Désistement
Tout exposant contraint de se désister pour un cas de force majeure doit en aviser immédiatement le secrétariat suivi d’un courrier recommandé.
Dans le cas où l’exposant renoncerait à sa participation pour quelques motifs que ce soit dans le mois précédent l’ouverture de la foire, les sommes versées resteront en tout état de cause définitivement acquises à la Foire Exposition, même si l’emplacement a été reloué par la suite.
COMMUNICATION PUBLICITÉ
Article 12 - Affichage des prix
Les exposants s’engagent à respecter la réglementation en vigueur en ce qui concerne les prix et la qualité. Ils devront en particulier se conformer strictement aux règles concernant l’affichage des prix et plus généralement à celles concernant l’information de la clientèle.
Article 13 - Contact et communication avec le public
Les exposants sont tenus de respecter toutes les dispositions réglementaires concernant l’hygiène et le commerce. Il leur appartient de faire toutes les démarches nécessaires afin de s’acquitter de toutes les taxes et redevances et autres sommes dues pour l’exercice de leur métier.
Article 14 - Publicité
Le droit d’affichage dans l’enceinte de la Foire est strictement réservé à la foire.
Tout exposant a la faculté de faire la publicité à l’aide de circulaires, dépliants, photocopies, etc… uniquement pour les produits qu’il a déclaré vouloir exposer sur son bulletin d’admission. Il devra toutefois rester dans le périmètre de son stand pour cette distribution.
Article 15 – Sonorisation
La totalité de la publicité sonore est réservée au Comité d’organisation.
Les installations de sonorisation de stand sont tolérées et ne doivent être utilisées qu’à puissance réduite afin de ne présenter aucune gêne pour les autres exposants .
La Foire se réserve le droit de faire démonter toute installation qui entraverait l’animation sonore durant la manifestation.
Un service de publicité par hauts parleurs sera assuré par le Comité, les conditions en seront communiquées sur place.
Les encarts publicitaires sonores seront fournis par l’exposant sous forme sonore (CD, bande son) ou écrite (texte précis dactylographié)
SECURITÉ
Article 16 - Circulation, stationnement
L’entrée des véhicules est formellement interdite pendant toute la durée de la Foire.
Exceptionnellement une autorisation peut être délivrée pour l’approvisionnement des stands d’objets lourds entre 8 h 00 et 9 h 00.
Sauf nécessité absolue et avec autorisation écrite du comité, aucun véhicule n’est autorisé à stationner à l’intérieur de la manifestation.
Article 17 – Sécurité générale
Stands: tous les matériaux devront répondre aux règles de sécurité en vigueur:
Cloisonnements intermédiaires posés par l'exposant : M3
Revêtements de sol (moquette, linoléum, etc.) : M4
Cloisonnement existant (tissus, moquette, etc.) : M2
Revêtement en plafond (tentures, vélum, etc.). : M1
Les exposants doivent fournir, à chaque manifestation, les procès-verbaux de réaction au feu (M1, M2, M3, M4) correspondants ou les procès-verbaux d'ignifugation conférant le degré demandé au matériau implanté, ou être garanti par l’apposition d’un label de qualité sous forme de vignette numérotée et collée sur le matériau, sous forme d’un certificat descriptif.
Tous matériaux non conformes ou non accompagnés des documents attestant de leurs qualités et comportement au feu sont interdits de mise en œuvre et devront être déposés par l'exposant.
Dans le cas de matériaux ignifugés, la vignette ou le certificat devra être
présentée lors de la visite de sécurité.
Si votre tenture ne présente pas ces caractéristiques, il vous faudra prendre contact avec le secrétariat de la Foire qui vous mettra en rapport avec une entreprise capable de vous ignifuger vos éléments de décoration.
Si vous employez du bois pour aménager votre stand, son épaisseur devra être au moins de 24 mm.
Si aucune solution énoncée ci-dessus ne correspondait à votre situation, vous seriez obligé de vous munir d’un extincteur approprié aux risques liés à votre stand.
Installation de Gaz:
Seules les installations de récipients de 13kgs au plus par 10 m2 maximum sont autorisées. Les bouteilles devront être éloignées les unes des autres de 5 m au minimum ou interposition d’un écran rigide, isolant et incombustible de 1 cm d’épaisseur.
Si vous avez un appareil producteur de chaleur à gaz, la longueur du tuyau d’alimentation ne devra pas excéder 1,50 m, la date de péremption du flexible ne devra pas être atteinte.
Installation électrique:
L’alimentation électrique de chaque stand est assurée par l’entreprise mandatée par la foire. La prestation s’arrête aux bornes de sortie du disjoncteur qui sera calculée à la puissance demandée par l’exposant sous réserve des disponibilités. Toute intervention externe sur le réglage de puissance est interdite et pourra conduire à l’exclusion de l’exposant. L’installation interne de chaque stand est à la charge de l’exposant et devra correspondre aux normes en vigueur. Le Chargé de la Sécurité de la Foire est à la disposition des exposants pour toute précision.
Raccords non protégés (adhésifs, dominos, etc.), rallonges non déroulées et toutes installations non sécurisées sont formellement interdites.
Article 18 - Gardiennage
À partir du mercredi soir précédent l’ouverture de la foire, et jusqu’au mardi matin suivant la fermeture de la foire, de 20 h 00 à 7 h 00 la surveillance de la foire sera effectuée par une société de gardiennage avec maîtres-chiens.
Article 19 - Assurances
Les exposants devront faire leur affaire personnelle de l’assurance des marchandises et matériels exposés. Ils renoncent formellement par la signature des présentes, à tout recours envers le comité qui décline toute responsabilité en cas de sinistre. Le Comité de la Foire ne se charge pas d’assurer les exposants sur le risque « matériels et marchandises exposées » et vous demande de vous mettre en rapport avec votre assureur personnel.
Du fait seul de leur admission, les exposants renoncent expressément à tous recours contre le Comité de la Foire et les collectivités concourant à l’organisation de l’exposition pour quelque perte ou dommage que ce soit, et qu’elle qu’en soit la cause et acceptent les conditions du présent règlement.
STATUTS DU COMITÉ D'EXPANSION ÉCONOMIQUE
DE NEMOURS SAINT- PIERRE
Immatriculé à la Sous-Préfecture de Fontainebleau sous le N° W774001333
(Modifié le 22 janvier 2015)
Article 1er :
L'Association dite : COMITÉ D'EXPANSION ÉCONOMIQUE NEMOURS – SAINT PIERRE, a pour objet de favoriser l'expansion du commerce, de l'artisanat, de l'industrie et de l'agriculture du canton de NEMOURS par l'utilisation la meilleure des ressources régionales.
Article 2 :
Pour atteindre ce but, l'Association se propose notamment :
A) de favoriser le développement de manifestations commerciales et notamment de la Foire Exposition de
NEMOURS, et de faire à cet effet, toute la publicité utile afin d'assurer le succès de ces manifestations,
B) d'assurer une très large propagande en vue de faire connaître les diverses activités et manifestations du
Comité de la Foire - Exposition,
C) de faciliter dans la mesure de ses moyens, à tous les commerçants, artisans, industriels et agriculteurs du
Canton de Nemours, leur participation à toutes les manifestations commerciales organisées par le Comité,
D) d'organiser, à l'occasion des diverses manifestations, des réceptions officielles et des festivités, à la mesure
de ses ressources,
E) de recueillir les observations des participants aux manifestations commerciales et du public, de les étudier et
de solliciter si besoin est, auprès des Administrations compétentes, les mesures et les réformes dont l'utilité
serait démontrée. La durée de l'Association est illimitée. Elle a son siège social à l'Hôtel de Ville de Nemours.
L'exercice commencera le 1er juin de chaque année, pour finir le 31 mai de l'année suivante.
Article 3 :
L'association se compose de 12 membres au minimum et d'un conseil d'administration élu parmi ses membres.
Article 4 :
La qualité de membre de l'Association se perd par la démission ou par la radiation pour des motifs graves. La radiation est prononcée par le Conseil d'Administration. Sa décision est sans appel.
Il est spécifié que les membres qui auront manqué à trois réunions successives sans excuse ou motif valable seront considérés comme démissionnaires, et remplacés lors de l'Assemblée Générale.
Article 5 :
Le futur membre doit être parrainé par un membre de l'association. La condition sine qua non pour devenir membre étant d'être disponible avant, pendant et après la manifestation selon le planning défini par le C.A.
Article 5 Bis :
Lors de l'Assemblée Générale annuelle, il est procédé au remplacement, des membres démissionnaires, radiés ou décédés, à la majorité des présents
Administration et Fonctionnement
Article 6 :
Le Conseil d'Administration est composé du Président, du Trésorier, du secrétaire, et des responsables technique et animation.
Article 7 :
Le Conseil d'Administration se réunit sur convocation du Président ou sur la demande d'au moins deux membres du C.A. Ces réunions ayant pour but de régler les affaires en cours et nécessitant une réponse urgente.
Article 8 :
Le Conseil d'Administration peut instituer, s'il le juge utile, des commissions temporaires désignées pour un an.
Article 9 :
Le Comité se réunit au moins une fois par an en assemblée générale, sur convocation du Président du Conseil d'Administration, dans le trimestre suivant l'arrêté de l'exercice, pour entendre le rapport moral et financier de l'année, pour approuver les comptes de l'exercice clos, voter le budget de l'exercice courant, et délibérer sur les questions mises à l'ordre du jour.
Article 10 :
Un Administrateur Délégué par délibération du Conseil d'administration représente l'Association en justice, ainsi que dans tous les actes de la vie civile.
Article 11 :
Les délibérations du Conseil d'administration relative à l'acceptation des dons et legs, ne sont valables, qu'après l'approbation administrative, données dans les conditions prévues par l'article 9I0 du Code Civil, et les articles 5 et 7 de la loi du 4 février 1901.
Article 12 :
Le Président a les pouvoirs les plus étendus pour gérer l'Association et plus particulièrement faire fonctionner sur sa seule signature tous comptes en banque ou chèques Postaux, il peut à son gré déléguer à un membre du Conseil d'Administration tout ou partie de ses pouvoirs.
Article 13 :
Le fonds de réserve est constitué par délibération de l'Assemblée Générale, qui en détermine la quantité et la composition
Article 14 :
Les recettes annuelles comportent :
- Les intérêts provenant des sommes dotant le fonds de réserve,
- Les subventions de l’État, du département, des communes et des Établissements Publics,
- Le montant des locations faites aux participants à l'occasion de la Foire ou de toutes autres manifestations.
·Et toutes autres sommes provenant de libéralités dont l'emploi immédiat serait autorisé.
Article 15 :
Les dépenses annuelles de l'Association comprennent :
- le montant des sommes à engager pour assurer une publicité constante (affiches, tracts, etc.. ),
- frais de personnel,
- montants des crédits nécessaires pour assurer l'aménagement et l'organisation des diverses manifestations.
- entretien ou achat de matériel
- locations diverses,
- toutes autres dépenses diverses non énoncées ci-dessus et celles qui devraient être engagées pour assurer le succès des manifestations. Les dépenses sont engagées et contrôlées par le Conseil d'Administration. Elles sont ordonnancées par le Président.
Article 16 :
Un secrétaire Général pour l'organisation des manifestations commerciales sera pris en dehors du Comité.
Modification des Statuts – Dissolution
Article 17 :
Les statuts ne peuvent être modifiés que par l'Assemblé Générale sur la proposition et après examen et avis du Conseil d'Administration. L'Assemblée qui a délibérer sur ces modifications, doit se composer du quart au moins des membres en exercice, si le quorum n'est pas atteint, une seconde convocation à lieu 15 jours après et la délibération est valable quel que soit le nombre des présents. Néanmoins, la modification ne peut avoir lieu qu'à la majorité de 2/3 des membres présents.
Article 18 :
L'Assemblée Générale seule, peut se prononcer sur la dissolution et doit comprendre au moins la moitié plus un des membres en exercice. Si la proportion n'est pas atteinte, il est procédé à une nouvelle réunion 15 jours après, et la délibération prise est valable quel que soit le nombre des présents.
Article 19 :
En cas de dissolution, l'Assemblée Générale désigne deux commissaires chargés de la liquidation. L'Actif sera attribué à une ou plusieurs associations ou institutions désignées par l'Assemblée Générale.
Surveillance et Règlement intérieur
Article 20 :
L'Administrateur délégué visé à l'Article 10 ci-dessus, doit dans les trois mois faire connaître à la Préfecture de Seine et Marne les changements survenus dans l'Administration ou à la Direction de l'Association.
Les registres et pièces de comptabilité sont présentées sans déplacement à toute réquisition de l'autorité administrative.
Fait à Nemours, le 4 mai 2019